Vollzählung oder Teilzählung
Bei der Vollzählung wird der gesamte Bestand eines Standorts an einem festgelegten Zeitpunkt erfasst. Sie eignet sich, wenn ein Stichtag ansteht, wenn ein Lager neu übernommen wird oder wenn das Vertrauen in die Systembestände grundsätzlich fehlt.
Die Teilzählung beschränkt sich auf einen Bereich: eine Halle, eine Warengruppe, eine Lieferantenware oder Positionen mit auffälligen Differenzen. Sie ist schneller und stört den Betrieb weniger. Welche Variante sinnvoll ist, legen wir im Vorgespräch gemeinsam mit Ihnen fest.
So zählen unsere Teams
Jedes Team arbeitet mit Handscannern. Lagerplatz und Artikel werden gescannt, die gezählte Menge wird direkt erfasst. Dadurch entfallen Zettel, die später abgetippt werden müssten, und typische Übertragungsfehler.
Wir bilden Zweierteams, sodass Zählende und Erfassende sich gegenseitig kontrollieren. Der Ablauf ist für jeden Standort schriftlich festgehalten, damit Ihre Mitarbeiter und unser Team nach denselben Regeln arbeiten.
Am Zähltag beginnt jedes Team mit einer kurzen Einweisung vor Ort. Wir klären, wie Mischpaletten, offene Kartons, Ware im Wareneingang und gesperrte Bestände behandelt werden. Diese Punkte sorgen erfahrungsgemäß für die meisten Rückfragen und sollten deshalb vor dem ersten Scan entschieden sein.
- Lagerplätze werden in Zählabschnitte aufgeteilt und einem Team zugewiesen.
- Jeder Abschnitt wird nach der Zählung als abgeschlossen markiert.
- Unklare Artikel werden fotografiert und mit dem Lagerverantwortlichen geklärt.
- Beschädigte oder gesperrte Ware wird getrennt vermerkt.
Zweitzählung bei Abweichungen
Sobald die Erstzählung von den Systemdaten abweicht, prüft ein anderes Team die betreffende Position erneut, ohne den Sollwert zu kennen. Das Prinzip ist einfach: Wer die erwartete Menge nicht kennt, zählt unvoreingenommen.
Nur Differenzen, die auch die Zweitzählung bestätigt, landen in der Abweichungsliste. So bleibt Ihre Liste kurz und belastbar, und Ihre Mitarbeiter müssen nicht jedem Zählfehler nachlaufen.
Bei größeren Lagern arbeiten wir mit einem Zählleiter, der den Fortschritt je Abschnitt verfolgt und Ihrem Ansprechpartner mehrmals täglich einen Zwischenstand gibt. So sehen Sie schon während der Zählung, wo Auffälligkeiten liegen, und können noch am selben Tag nachsteuern, statt erst im Abschlussbericht davon zu erfahren.
Vorbereitung auf Ihrer Seite
Eine gute Zählung beginnt vor dem Zähltag. Wir benötigen den Artikelstamm mit Nummern und Bezeichnungen, Informationen zur Lagerplatzstruktur und einen Ansprechpartner, der am Zähltag erreichbar ist. Hilfreich sind außerdem aufgeräumte Gänge und klar getrennte Bereiche für Wareneingang und Versand.
Rechtliche und buchhalterische Fragen, etwa zur Bewertung von Beständen oder zur Verbuchung von Differenzen, klären Sie bitte mit Ihrem lokalen Buchhalter oder Abschlussprüfer. Wir liefern die Zahlen, nicht die steuerliche Würdigung.
Umfasst Ihr Standort mehrere Hallen oder Gebäude, planen wir die Zählung in Wellen, damit nicht überall gleichzeitig gezählt wird und Ihr Betrieb einzelne Bereiche weiterhin nutzen kann. Die Reihenfolge richtet sich nach Warenfluss und Lieferterminen, nicht nach der Bequemlichkeit des Zählteams.
Ihr Ergebnis
- Zählprotokoll je Lagerbereich mit Datum, Team und Methode
- Vollständige Bestandsliste nach Artikel und Lagerplatz als Excel
- Abweichungsliste mit Erstzählung, Zweitzählung und Hinweisen
- Zusammenfassender Bericht als PDF auf Deutsch und Englisch
- Kurze Rückmeldung zu Auffälligkeiten im Lager, zum Beispiel Ware ohne Etikett
Fragen und Antworten
Wie lange dauert eine physische Inventur?
Das hängt von Fläche, Artikelzahl und Zählmethode ab. Nach dem Vorgespräch erhalten Sie einen Vorschlag mit Teamgröße und Zeitfenster, bevor Sie sich entscheiden.
Muss unser Lager während der Zählung schließen?
Nicht in jedem Fall. Oft lassen sich Zählfenster so legen, dass Wareneingang und Versand weiterlaufen. Das klären wir vorab am konkreten Standort.
Können Sie auch nur einen Teil des Lagers zählen?
Ja. Wir zählen einzelne Hallen, Warengruppen oder Positionen mit auffälligen Differenzen und berichten getrennt über diesen Ausschnitt.