Warum Anlagenverzeichnisse oft nicht stimmen
In vielen Betrieben wachsen Anlagenlisten über Jahre. Geräte werden umgezogen, ersetzt, ausgeschlachtet oder verkauft, ohne dass das Verzeichnis nachgezogen wird. Andere Objekte stehen im Betrieb, tauchen aber in keiner Liste auf.
Ein weiteres Problem sind fehlende Standortangaben. Steht im Verzeichnis nur „Lager“ oder „Büro“, ist ein Objekt bei der nächsten Prüfung schwer zu finden. Eine Anlageninventur ergänzt genaue Standortbezeichnungen und macht künftige Zählungen deutlich schneller.
Besonders bei Tochtergesellschaften und neuen Standorten fehlt häufig ein belastbarer Überblick. Eine Anlageninventur schafft eine saubere Ausgangslage, auf der Controlling und Buchhaltung aufbauen können.
Unser Vorgehen vor Ort
Wir gehen mit Ihrem bestehenden Anlagenverzeichnis durch jeden Raum, jede Halle und jedes Gelände. Jedes Objekt wird mit Etikett versehen oder, falls schon vorhanden, anhand der Inventarnummer identifiziert und im Scanner erfasst.
Dabei halten wir fest, was für Ihre Auswertung wichtig ist: Standort, Zustand, Seriennummer, sofern lesbar, und ein Foto. Die Zuordnung zu Kostenstellen übernehmen wir aus Ihren Angaben.
Für Fahrzeuge und große Maschinen gilt eine Besonderheit: Sie sind oft an wechselnden Orten im Einsatz. Wir vereinbaren deshalb vorab, wann und wo diese Objekte bereitstehen, und erfassen sie gegebenenfalls getrennt, damit sie nicht übersehen werden.
- Abgleich von Verzeichnis und Fundort: vorhanden, nicht gefunden, zusätzlich gefunden.
- Eindeutige Kennzeichnung mit Barcode- oder QR-Etikett.
- Erfassung von Standort, Zustand und Foto je Objekt.
- Vermerk bei Objekten, die erkennbar defekt oder nicht mehr genutzt sind.
Ergebnis: Ihr bereinigtes Verzeichnis
Am Ende erhalten Sie drei Listen: bestätigte Objekte, Objekte, die im Verzeichnis stehen, aber nicht gefunden wurden, und Objekte, die gefunden wurden, aber im Verzeichnis fehlen. Auf dieser Basis kann Ihr Team das Verzeichnis berichtigen.
Wie fehlende oder neu gefundene Objekte bewertet und gebucht werden, entscheidet Ihre Buchhaltung. Bitte stimmen Sie dies mit Ihrem lokalen Buchhalter oder Abschlussprüfer ab; wir stellen die Faktenlage bereit, ohne rechtliche oder steuerliche Bewertung.
Zum Abschluss besprechen wir die Ergebnisse mit Ihnen und erklären, wie die drei Listen zu lesen sind. So kann Ihr Team die Bereinigung gezielt angehen und weiß, welche Objekte zuerst geklärt werden sollten, etwa hochwertige Maschinen oder Objekte ohne jede Dokumentation.
Typische Anwendungsfälle
Gefragt ist die Anlageninventur etwa bei der Übernahme eines Standorts, vor einer Konzernabstimmung, nach einem Umzug oder wenn die Anlagenliste seit Jahren nicht mehr überprüft wurde. Auch für Versicherungsfragen kann eine aktuelle, bebilderte Liste hilfreich sein.
Wer mehrere Standorte betreibt, kann auf dieser Basis außerdem Objekte zwischen Standorten abgleichen und feststellen, ob Geräte doppelt beschafft wurden, während anderswo Bedarf besteht.
Wenn Sie die Etikettierung in einem zweiten Schritt auf Regale und Lagerplätze ausweiten möchten, verbinden wir beides in einem Einsatz, damit unsere Teams nur einmal anreisen.
Ihr Ergebnis
- Anlagenliste mit Etikettnummer, Standort und Zustand als Excel
- Drei Abgleichslisten: bestätigt, nicht gefunden, zusätzlich gefunden
- Fotodokumentation der erfassten Objekte
- Etiketten an den Objekten für künftige Zählungen
- Zusammenfassender Bericht als PDF auf Deutsch und Englisch
Fragen und Antworten
Welche Arten von Anlagen erfassen Sie?
Maschinen, Fahrzeuge, Büro- und Lagermobiliar, IT-Geräte und ähnliche bewegliche Anlagegüter. Gebäude und Grundstücke gehören nicht zu unserem Umfang.
Brauchen wir dafür ein bestehendes Anlagenverzeichnis?
Es ist hilfreich, aber nicht zwingend. Fehlt eine Liste, erfassen wir alle Objekte neu und legen eine Erstliste an.
Wer entscheidet, wie Abweichungen gebucht werden?
Ihre Buchhaltung. Wir liefern die Fakten und die Listen. Bitte stimmen Sie die Behandlung mit Ihrem lokalen Buchhalter oder Abschlussprüfer ab.