Eine Inventur wird zu einem großen Teil vor dem Zähltag entschieden. Diese Checkliste zur Inventurvorbereitung bündelt die Aufgaben, die Sie im Lager, im System und im Team erledigen sollten. Sie eignet sich für Lager und Filialen in Usbekistan und lässt sich an Ihre Gegebenheiten anpassen.
Organisation und Verantwortung
Klären Sie zuerst, wer wofür zuständig ist. Ohne klare Zuständigkeit bleiben Fragen am Zähltag liegen und Entscheidungen werden verschoben. Schreiben Sie die Aufgaben mit Namen auf und verteilen Sie die Liste an alle Beteiligten.
Bestimmen Sie zusätzlich eine Person, die am Zähltag Entscheidungen zu Sonderfällen trifft, zum Beispiel bei unklarer Ware oder beschädigten Verpackungen. Ohne diese Funktion warten Teams unnötig oder entscheiden uneinheitlich.
- Gesamtverantwortlichen und Vertreter benennen.
- Ansprechpartner je Lagerbereich festlegen.
- Zähltermin, Zeitfenster und Pausen schriftlich bestätigen.
- Externes Team und Zutrittsregeln beim Werkschutz anmelden.
Vorbereitung im Lager
Ein aufgeräumtes Lager spart am Zähltag mehr Zeit als jede Technik. Ware, die sortenrein und gut zugänglich steht, lässt sich schnell und fehlerarm zählen. Planen Sie dafür genügend Tage ein und beginnen Sie mit den Bereichen, die am längsten brauchen.
Fotografieren Sie Bereiche vor dem Aufräumen und danach. Die Bilder helfen später, wenn Fragen zu Ware oder Lagerplätzen auftauchen, und sie zeigen Ihrer Zentrale, wie die Vorbereitung abgelaufen ist.
- Gänge und Zugänge freiräumen.
- Ware sortenrein stellen und Mischpaletten auflösen.
- Lagerplätze und Regale eindeutig beschriften.
- Beschädigte, gesperrte und fremde Ware getrennt aufstellen.
- Offene Kartons verschließen oder gesondert kennzeichnen.
- Leergut, Verpackung und Abfall entfernen.
Vorbereitung im System
Auch im System muss Ordnung herrschen. Ungeklärte Buchungen, offene Lieferscheine und Dubletten im Artikelstamm führen am Zähltag zu Diskussionen, die vermeidbar sind. Klären Sie diese Punkte frühzeitig mit Ihrer IT oder Buchhaltung.
Legen Sie fest, welche Buchungen am Stichtag noch erlaubt sind. Üblich ist, Wareneingang und Versand für die Dauer der Zählung zu stoppen oder getrennt zu erfassen. Nur so bleibt der Systembestand zum Vergleich eindeutig.
- Offene Wareneingänge und Lieferungen bis zum Stichtag buchen.
- Artikelstamm auf Dubletten und falsche Maßeinheiten prüfen.
- Export der Bestände zum Stichzeitpunkt vorbereiten und testen.
- Regeln für Buchungen während der Zählung festlegen.
Material und Technik
Prüfen Sie, ob alles Nötige vorhanden und funktionsfähig ist. Scanner mit leerem Akku oder fehlenden Etiketten stoppen ein Team schneller als jede inhaltliche Frage.
Denken Sie auch an Kleinigkeiten, die am Zähltag fehlen können: Stifte, Klebeband, Klemmbretter, Taschenlampen für dunkle Ecken, Leitern und Warnwesten. Eine kleine Materialkiste je Team erspart viele Wege.
- Scanner, Ladegeräte und Ersatzakkus bereitstellen.
- Ausreichend Etiketten und Ersatzdrucker vorhalten.
- Zählanweisungen, Abschnittslisten und Markierungsmaterial drucken.
- WLAN oder Offline-Betrieb der Scanner testen.
Einweisung und Probelauf
Alle Beteiligten sollten die Regeln kennen: Was zählt als Einheit, wie wird beschädigte Ware behandelt, wie werden Abschnitte abgeschlossen. Eine kurze, bebilderte Anweisung in der Sprache Ihrer Mitarbeiter wirkt Wunder.
Ein Probelauf in einem kleinen Bereich zeigt, ob Etiketten lesbar sind, Daten korrekt ankommen und die Abläufe passen. Fehler, die dort auffallen, kosten am Zähltag keine Stunden.
Dokumentieren Sie die Erkenntnisse aus dem Probelauf in wenigen Stichpunkten und passen Sie die Anweisung an. Lassen Sie die Teams den Ablauf noch einmal kurz durchsprechen, damit alle dieselbe Vorstellung vom Zähltag haben.
Letzte Prüfung am Vortag
Am Vortag gehen Sie die Liste noch einmal durch. Sind alle Teams eingeteilt, alle Abschnitte zugewiesen, die Systemdaten gesichert und die Geräte geladen? Gibt es eine Regelung für Wareneingang, Versand und Kundenanfragen am Zähltag?
Sprechen Sie außerdem mit Lieferanten und Kunden über mögliche Verzögerungen. Fragen zu Bewertung, Fristen oder Buchung der Ergebnisse klären Sie bitte mit Ihrem lokalen Buchhalter oder Abschlussprüfer, bevor gezählt wird.
Legen Sie zuletzt fest, wie Sie am Zähltag erreichbar sind und wie Eskalationen laufen. Ein kurzer Anruf bei einem Problem ist schneller als eine lange E-Mail-Kette, und er verhindert, dass Teams untätig warten.
Rahmenbedingungen am Zähltag
Auch die Rahmenbedingungen entscheiden über die Qualität. Ein Team, das ausreichend Pausen, Getränke und klare Zuständigkeiten hat, zählt ruhiger und macht weniger Fehler. Planen Sie realistische Schichtlängen und bestimmen Sie feste Pausenzeiten.
Achten Sie auf Arbeitssicherheit: Gänge dürfen nicht versperrt sein, Leitern und Hochregale brauchen Einweisung, und Gabelstapler sollten während der Zählung in definierten Zonen fahren. Gerade externe Teams müssen die Regeln des Standorts vorab kennen.
Nach der Zählung gehört auch das Aufräumen zur Planung: Markierungen entfernen, Sperrbereiche freigeben und das Lager wieder in den Normalbetrieb überführen. Wer das vorab regelt, vermeidet, dass der Betrieb am Folgetag stockt.
- Pausen und Verpflegung fest einplanen.
- Sicherheitsregeln des Standorts vorab erklären.
- Staplerwege und Zählabschnitte voneinander trennen.
- Ansprechpartner für Erste Hilfe benennen.
Kurz zusammengefasst
- Aufräumen und sortenreine Lagerung sparen am Zähltag die meiste Zeit.
- Im System müssen offene Buchungen und Stammdaten vor der Zählung geklärt sein.
- Geräte, Etiketten und Anweisungen gehören vorab geprüft und bereitgestellt.
- Ein Probelauf deckt Fehler auf, bevor sie am Zähltag teuer werden.