Welche Daten wir brauchen
Für den Abgleich benötigen wir einen Export Ihrer Systembestände zum Zählzeitpunkt, den Artikelstamm und, wenn möglich, die Bewegungen der letzten Wochen. Aus 1C, gängigen ERP-Systemen und WMS lassen sich diese Daten meist als Tabelle ausgeben.
Wichtig ist der Stichzeitpunkt. Wenn nach der Zählung noch Wareneingänge oder Lieferungen gebucht werden, müssen wir diese sauber abgrenzen, sonst entstehen künstliche Differenzen. Den Ablauf dazu legen wir vor der Zählung mit Ihnen fest.
Eine Besonderheit in 1C und anderen Systemen sind Bestände mit mehreren Lagern, Chargen oder Seriennummern. Wir klären vorab, auf welcher Ebene verglichen wird, damit Zählung und Systemdaten dieselbe Struktur haben. Fehlt diese Abstimmung, entstehen Differenzen, die nur auf unterschiedliche Detailtiefe zurückgehen.
Vom Vergleich zur Differenzliste
Wir führen Zählung und Systembestand über Artikelnummer und Lagerplatz zusammen. Positionen ohne passende Nummer, Doppelnummern und abweichende Maßeinheiten kommen als eigene Gruppe auf den Tisch, denn sie verursachen oft den größten Teil scheinbarer Abweichungen.
Danach bleibt eine bereinigte Differenzliste. Jede Zeile enthält Sollmenge, Istmenge, Abweichung und, wo möglich, einen Hinweis auf die wahrscheinliche Ursache.
Eine nützliche Sicht ist die Sortierung nach Wert und Menge: Wenige Positionen verursachen häufig den größten Teil der Gesamtabweichung. Diese Positionen klären wir zuerst und gründlich, die vielen kleinen Abweichungen fassen wir nach Mustern zusammen.
- Fehlende oder doppelte Artikelnummern im Stamm.
- Unterschiedliche Maßeinheiten, etwa Stück und Karton.
- Zeitversatz bei Wareneingang, Lieferung oder Umlagerung.
- Falsch gebuchte oder nicht gebuchte Rücklieferungen.
Differenzen nachverfolgen
Bei größeren Abweichungen gehen wir den Bewegungen eines Artikels nach: Wann wurde zuletzt korrekt gezählt, welche Buchungen kamen danach, wo könnte ein Vorgang fehlen? Das geschieht gemeinsam mit Ihren Lager- und Buchhaltungsmitarbeitern, die den Hintergrund kennen.
Nicht jede Differenz lässt sich vollständig erklären. Wir kennzeichnen offene Fälle als solche und sagen deutlich, welche Hinweise wir haben und was noch fehlt. So bleibt der Bericht ehrlich und für Ihre Prüfer nachvollziehbar.
Zum Abschluss sprechen wir die Ergebnisse mit Ihnen durch. Dabei zeigen wir, welche Differenzen auf Datenfehler zurückgehen, welche auf Prozesse im Lager und welche offen bleiben. Das erleichtert die Entscheidung, wo Ihr Team zuerst ansetzt.
Die Korrekturliste
Die Korrekturliste enthält die vorgeschlagenen Mengenanpassungen je Artikel und Lagerplatz in einem Format, das sich in Ihr System übernehmen lässt. Die Entscheidung und die Verbuchung bleiben bei Ihnen.
Fragen zu Bewertung, steuerlicher Behandlung und Freigabe von Korrekturen klären Sie bitte mit Ihrem lokalen Buchhalter oder Abschlussprüfer. Wir liefern die fachliche Grundlage, nicht die buchhalterische Entscheidung.
Auf Wunsch geben wir Empfehlungen, wie sich Systemeinstellungen oder Abläufe ändern lassen, damit dieselben Differenzen bei der nächsten Zählung nicht wieder auftreten, zum Beispiel feste Maßeinheiten oder eine Prüfung der Mengen beim Wareneingang.
Ihr Ergebnis
- Gegenüberstellung von Zählung und Systembestand als Excel
- Bereinigte Differenzliste mit Soll, Ist und Abweichung je Position
- Ursachenhinweise für wesentliche Differenzen
- Korrekturliste im importierbaren Format für Ihr System
- Kurzbericht als PDF auf Deutsch und Englisch mit offenen Punkten
Fragen und Antworten
Welche Systeme können Sie abgleichen?
Alle, aus denen sich Bestände als Tabelle exportieren lassen, darunter 1C, gängige ERP-Systeme und WMS. Wir bekommen die Daten von Ihnen und greifen nicht direkt in Ihr System ein.
Wann sollten die Systemdaten vorliegen?
Idealerweise zum Zählzeitpunkt. Wir besprechen vorab, wann der Export gezogen wird und wie mit Buchungen nach der Zählung umgegangen wird.
Können Sie die Korrekturen selbst im System buchen?
Nein. Wir liefern eine Korrekturliste, die Ihr Team prüft und verbucht. So bleibt die Verantwortung für Ihre Buchungen bei Ihnen.